Créer et gérer les actions
L'outil "action" pour une meilleure organisation
À quoi sert une action ?
Pour ne jamais rien oublier et organiser le temps de travail, l’Agence a la possibilité de créer et de personnaliser des actions. Il peut s’agir d’actions liées aux Utilisateurs, paramétrables et que l’on retrouve ensuite dans l’agenda. Il peut aussi s’agir d’événements ponctuels indépendants, de rappels, à configurer selon les besoins de l’Agence.
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Pour créer une action liée à un Utilisateur, il suffit de sélectionner un Utilisateur depuis la liste des Utilisateurs afin d’ouvrir sa fiche d’information. L’onglet « Actions » disponible dans cette fenêtre permet de créer une action qui lui sera associée.
Pour créer une action événement, il suffit à l’Agence de consulter la « Liste » d’actions dans la rubrique « Mes actions« , puis de cliquer sur « Créer« .
Pour la création d’une nouvelle action, il est nécessaire de remplir un certain nombre de champs, notamment le nom et la description de l’action que l’Agence souhaite créer, ou encore le créneau horaire de réalisation.
Pour être sûr de ne pas manquer un événement programmé, même déconnecté de l’espace client, des paramètres de notifications sont disponibles. En effet, lors de la création d’une action, l’Agence peut choisir d’être notifiée par SMS ou par e-mail.
Toutes les actions crées sont systématiquement répertoriées dans l’onglet « Liste » afin de pouvoir les retrouver facilement.
Cependant, lorsque l’Agence crée beaucoup d’actions, il peut être difficile pour elle de s’y retrouver. Elle peut alors se servir de la barre de recherche multicritères pour affiner sa recherche. L’Agence peut ainsi trouver une action en fonction :
- du créneau horaire de réalisation de l’action
- de l’association de l’action (événement, courrier/colis, Agence, Utilisateur)
- de l’état de l’action (en attente, en cours, terminée)
- de la conclusion de l’action (positive, négative, indéterminée)
- de mots-clés
Toutes les actions crées restent modifiables ou supprimables à tout moment.
Les actions sont visualisables dans l’outil agenda.
L’outil agenda est un aide-mémoire permettant de planifier et de prévoir des actions pour les semaines et les mois à venir. L’Agence peut ainsi organiser son temps de travail au mieux.
Toutes les actions qui sont crées par l’Agence sont détaillées dans cet agenda, et identifiables selon des couleurs personnalisables. Le visuel du planning peut lui aussi être configurer, et ainsi afficher un visuel quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
L’Agence peut également créer une action directement depuis cet agenda. Il lui suffit de cliquer dessus pour ouvrir une fenêtre de création d’action.
Enfin, l’Agence peut personnaliser son agenda, selon ses besoins pour en faire un outil de gestion efficace permettant une meilleure organisation.
Elle peut ainsi choisir les couleurs permettant de renseigner le statut ou encore le degré d’avancement des actions.
L’agenda Docamee est un outil indispensable pour une organisation sans faille. les couleurs constituent un repère visuel permettant de renseigner l’Agence sur son emploi du temps et sur son volume de travail d’un simple coup d’œil.