Paramètres de l'Agence
Gestion des paramètres de gestion généraux
La rubrique des paramètres permet à l'Agence de calibrer la plateforme Docamee selon ses besoins. Ils permettent de gérer le fonctionnement technique interne de l'Agence. Il est à noter que certains de ses paramètres ne sont disponibles ou modifiables par l'Agence, uniquement si le Gestionnaire l'y autorise.
Les paramètres relatifs à l’activité courrier de l’Agence sont accessible depuis le menu, dans l’onglet Paramètres de la rubrique Mon agence.
Dans ses paramètres, l’Agence peut compléter plusieurs rubriques :
La personnalisation du service
L’Agence peut définir les informations de présentation et de contact qui seront visibles par les Utilisateurs.
Les champs suivant sont à compléter :
- l’Url de son logo
- son nom (nom de l’Agence ou nom commercial)
- son email de contact
- son numéro de téléphone de référence
- son adresse web d’accès à l’espace client pour les Utilisateurs
- sa signature automatique pour les ses e-mail
L'envoi de mail
L’Agence peut configurer son serveur mail. Elle peut, au choix, utiliser son propre compte SMTP ou bien utiliser un serveur SMTP mutualisé.
La saisie des documents
L’Agence a, ici, le choix entre plusieurs options :
- Les étiquettes : L’Agence peut configurer le format de l’étique DYMO et choisir si elle peut, ou non, imprimer des étiquettes de suivi de courrier. L’Agence peut également paramétrer la création des codes qui identifient les documents.
- Les logiciels de scan et d’impression : Depuis cette page, l’Agence a accès au liens permettant le téléchargement du logiciel DYMO, qui permet l’impression des étiquettes de suivi, et du logiciel de numérisation de documents, SCANUPLOAD.
Pour l’installation des logiciels, consulter la page Procédures d’installation du matériel. - Le serveur STP : l’Agence peut paramétrer le serveur sur lequel s’enregistrent les saisies de documents effectuées. Elle peut indiquer le nom ou l’adresse IP du serveur FTP, ainsi que l’identifiant et le mot de passe nécessaires pour y accéder.
Les catégories de tri
Cette rubrique n’est disponible que sur autorisation du Gestionnaire.
Elle permet à l’Agence de mettre à disposition de ses Utilisateurs des catégories de tri pour leurs courriers et ainsi exclure les documents indésirables.