Mise à jour des utilisateurs Docamee
Gestion des utilisateurs
La plateforme Docamee permet aux agences de domiciliation de créer des accès utilisateurs, de saisir et de numériser du courrier par le biais d’une interface unique.
La gestion des utilisateurs comprend notamment la création ou la suppression d’accès utilisateurs, ou encore la modification des informations liées aux utilisateurs.
Un Utilisateur, c’est quoi ?
Un Utilisateur est le client domicilié d’une Agence. Celle-ci crée pour lui un accès Utilisateur, c’est à dire un compte personnel sur la plateforme numérique Docamee. C’est sur ce compte que l’Agence peut enregistrer et numériser les courriers de ses clients. Les Utilisateurs peuvent ensuite consulter leurs documents enregistrés sur leur espace personnel.
Un nouvel accès Utilisateur peut être créé depuis l’onglet Utilisateur, dans la rubrique Mon agence.
Un certain nombre de champs nécessitent d’être remplis pour créer un nouvel Utilisateur :
- La raison sociale du nouveau client
- Son n° de SIRET
- Le(s) services(s) choisis (est-ce pour une domiciliation, un service courrier ou colis?)
- Le n° de boite postale (il est possible d’attribuer n’importe quel numéro, qu’il soit composé de chiffres ou de lettres, du moment que ce numéro n’est pas déjà attribué à un autre client. Pour savoir si le numéro de boite est disponible, il existe un bouton nommer « Vérifier existence » qui indique si un numéro est disponible ou non.
- Le contact
- L’identifiant (contenant le n° du code d’accès et le mot de passe)
Une fois la fiche de création correctement complétée, le nouveau client est ajouté à la liste des Utilisateurs. Il est a noté qu’une fois cette fiche crée il est toujours possible de consulter et de modifier les informations enregistrées. La Fiche d’informations est accessible depuis la Liste d’Utilisateurs.
Afin de gérer un compte, d’avoir accès à certaines informations ou tout simplement pour changer le statut d’un utilisateur, l’Agence peut avoir besoin de le trouver rapidement parmi tous ceux qu’elle a crée et qui sont répertoriés dans sa liste d’utilisateurs.
Plusieurs critères de recherche permettent d’affiner la recherche et de retrouver au plus vite l’utilisateur souhaité.
Pour cela, Docamee est notamment doté d’une barre de recherche, située au sommet de la liste des Utilisateurs. Il suffit simplement de taper un mot-clé, c’est à dire un nom de titulaire de compte ou un nom d’entreprise pour obtenir un résultat.
Une recherche peut aussi être effectuée en fonction des actions associées à l’Utilisateur recherché.
Un Utilisateur peut aussi être retrouvé en fonction de sa date de création. Si un Utilisateur est existant depuis peu de temps, il est possible de le retrouver par le biais du petit menu déroulant, en dessous de la barre de recherche, et qui sélectionne les derniers Utilisateurs créés.
Ainsi, si un Utilisateur figure dans les 25 derniers ajouts, il suffit de sélectionner le chiffre « 25 ». Si il figure dans les 50 derniers ajouts, il suffit de choisir le chiffre « 50 ».
Avoir accès aux données de l’Utilisateur est indispensable. Ces informations sont répertoriées dans la fiche d’informations de chaque Utilisateur, et peuvent être modifiées à tout moment.
Dans cette fiche d’informations, il est possible de consulter et de modifier :
- L’identité de la structure domiciliée (Raison sociale et numéro de SIRET).
- Les services fournis à l’Utilisateur par l’Agence.
- La liste des documents numérisés et enregistrés sur le compte de l’Utilisateur. D’ici, l’Agence peut lancer une recherche par mots-clés pour trouver un courrier. Elle peut également afficher le visuel d’un courrier sans pour autant changer le statut de celui-ci (le courrier indiquera toujours non-lu pour l’Utilisateur)
- Les paramètres de notification du courrier.
- Les contacts du titulaire du compte (Nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone).
- Les accès au compte : l’Agence crée un identifiant et un mot de passe pour chaque Utilisateur. Elle peut modifier l’identifiant si nécessaire, et renvoyer un nouveau mot de passe à l’Utilisateur . Enfin, d’ici, l’Agence peut accéder directement au compte de l’Utilisateur (Consulter la section Accéder à l’espace d’un Utilisateur)
- Les noms associés au compte : plusieurs personnes peuvent être enregistrées sur le compte, en plus du titulaire officiel. C’est depuis cet onglet que les procurations nécessaires pour le courrier recommandé peuvent être validées. Ces informations apparaissent ensuite lors de la saisie d’un document pour indiquer à l’Agence qui dispose d’une procuration.
- Les actions associées à l’Utilisateur.
- Le rapport d’activité : il détaille le nombre de documents numérisés pour le client, et indique si celui-ci a ouvert ses courriers ou non. Enfin, le rapport précise la date des 3 dernières connexions de l’Utilisateur. Le rapport d’activité est un bon moyen pour savoir si un Utilisateur est actif ou non.
L’Agence peut, si elle le souhaite, modifier le statut de ses Utilisateurs depuis la Listes des Utilisateurs.
La liste comprend une colonne « Actif » où un petit bouton indique « Oui » par défaut. Cette colonne est située à droite de la liste. Si l’Agence souhaite désactiver un Utilisateur, il lui suffit d’appuyer sur ce bouton, qui indiquera alors « Non« . Une confirmation est toutefois nécessaire avant de rendre un Utilisateur inactif.
Lorsque l’Agence désactive un compte, l’Utilisateur ne peut plus y accéder, et donc ne peut plus consulter ses courriers. L’Agence peut modifier le statut de l’Utilisateur à tout moment.
Docamee offre la possibilité aux Agences de pouvoir intervenir directement sur le compte des Utilisateurs. Il est possible pour elle de demander cet accès depuis la fiche d’informations qui répertorient tous les détails de l’Utilisateur.
Dans cette fiche, l’onglet « Accès » contient un bouton « Demander une autorisation d’accès« . Ce procédé permet d’obtenir un jeton temporaire d’accès au back office du client.
L’accession à l’espace d’un Utilisateur permet à l’Agence de faciliter certaines transactions mais aussi de pouvoir aider directement les Utilisateurs à la gestion de leur compte.